昨日のブログに、来年度の紙の手帳を買ったことを書きました。
selfmanagementforkids.hatenablog.com
このブログに何人かの方から「最近はスケジューラーはデジタル化している」「以前は紙だったがアプリに変えた」といったご意見をいただきました。
私も、
- 会社の予定はオンラインで全社員から見られるようになっていますし、
- 夫婦の予定も数年前からGoogle カレンダーでお互いの予定を共有しているので、
ある意味では電子化されています。
今日は、「紙の手帳をどのように使っているのか?」という話を書きたいと思います。
簡潔に言うと
- 自分なりの具体的な「アクション」を書いたり
- 「J」や「D」などの時間を確保しておく
のに使っています。
ふたつ目からお話しします。
「J」や「D」などの時間を確保しておく
アクションプランナーを使い始める前の私は「水曜日までに〇〇の仕事を終わらせよう」と思っていても、上司から突然資料を出すように言われたり、メンバーから「相談がある」と言われて相談を受けているうちに「水曜日までに〇〇の仕事を終わらせる」ことができないでいました。お迎えの時間制約がありますし、やろうと思っていた仕事の時間枠に他の仕事が割り込んでくると、思うように自分の仕事が回せないでいたのです。
でも、その状況は、佐々木かをりさんの時間管理術の講座を聞きに行った後に変わりました。
時間管理術の講座で、佐々木さんから「上司の方から急に資料を出すように言われたり、メンバーから相談を受けるのがよくあることならば、それをあらかじめ自分の予定に組み込んでおくと良いですよ。例えば、上司からの邪魔が入るとあらかじめ考えて「J (邪魔の略)」と予定表に書いておくの。そうしたら、上司の方から"ちょっといいかな"って声をかけられても、”ああ、きたきた、Jの時間ね”って思えるようになりますよ。」とアドバイスをいただいたのです。
それ以来、
- 上司からの突発の仕事が入るかもしれない枠として、火曜日と金曜日に「J」の時間を2時間確保
- 日常的にメンバーから相談の時間が入るので、夕方の時間に30分~1時間ずつ(月水は1時間、他は30分にしています)「D(ディスカッションの略)」を確保
しています。
Jを火曜日と金曜日に置いているのは仮置きですが、ここで4時間時間を確保しているおかげで、突発の資料にもさっと対応できます。(さらにいうと、最近ではイチから資料を作ることなんてほぼないので、日々のメモ書きなどを適当に組み合わさて30分程度で出来上がることの方が多くなってきました)
また、メンバーの相談はちょこちょこ入ってくるので、まとまって30分とか1時間とかになることは滅多にないのですが、例えば、10分✖️3とか、15分✖️4とかで、だいたい30分とか1時間になる感じです。それ以上になる相談の場合はスケジューラーで打合せ時間をとってもらうようにしています。毎日だいたい合計30分やることに猶予を持たせておくことで、隙間に声をかけられても「やるべき自分の仕事」が滞ることはありません。
JやDが入らなかったらラッキー。その分、自分の仕事が前に進みます。「年度末の時期のこの時期には「J」は普段より多めに取っておいた方がいいな」と考えて多めにとったりすることで、自分の仕事のために取れる時間がかなり明確に見えるようになっていきます。
それから「I」の時間も忘れないようにしています。Inputの略です。定期的に新しいことを取り入れる時間を意図的に確保するようにしないと、勉強の時間が取れません。仕事柄、インプットは必須なので、意識して時間を確保しています。
仕事ができるようになったのは、「J」や「D」の時間をあらかじめとって余裕を持ったスケジュールの立て方をした面もありますが、もっと直接的な理由は次に書く内容によるものです。
自分なりの具体的な「アクション」をメモする
会社のスケジューラーには「木曜日10~11時 打ち合わせ」のような内容しか書いてありません。一方で、その打ち合わせの中で「Aさんに〇〇のことをついでに聞いておかないと」などということがあれば、手元の紙の手帳には打合せの欄に「Aさんに〇〇確認」などとメモしておきます。他にも、打合せで確認しておきたいことをいくつかチェックリストとして書いておくと、打合せの前に事前にメールで共有しておいた方がいいことなども見えてくるので、事前に一本メールを書いておくこともできます。そうすると、打ち合わせの時間が有意義に使えるようになります。
その他によく書くこととしては
- (金曜日の締切の書類がある場合は水曜日のところに)5分の予定を入れて「〇〇の返事がきていなかったら××さんにメール」
などと書いておきます。(※正確には、自分だけが分かればいいのでもっと短い暗号で書いています)
会社の予定だけならいいですが、複数の学会の仕事も引き受けています。子ども会の予定もあるし、保育園の予定もあります。昼休みも含めて手元の紙の予定表は「具体的なアクション」でいっぱいです。
とにかく私たちには時間がありません。際限なく時間を使って仕事をする時代は終わって、限られた時間の中で、他人が期待する以上の成果を出していかなければなりません。
お迎えもあるけれど、仕事も山のようにあります。さっさと終わらせることができる仕事は手裏剣を投げるように片付けるからこそ、自分の研究時間にはじっくりと腰を落ち着けて仕事ができるわけです。
「手帳に書いている暇があったらやったほうが早い」ようなことは、もちろん書きません。でも、世の中でもよく言われるように「ジャストインタイム」だからこそ進めやすくなる仕事もたくさんあります。特に人と一緒に動くような仕事の場合には「いつプッシュするか」がとても重要です。その「タイミング」を手帳が私に教えてくれます。
また、今は物理的に会社に行くことがなくなったのでそんなこともなくなりましたが、「〇〇の会議で会議室に移動するときについでにAさんの席に寄って××についてちょっと話してこよう」などと思うと、Aさんに10分間の時間をあらかじめもらっておくこともできます。このように、時間と空間をうまくイメージしながら仕事を埋めていくと、これまで無駄に移動していた時間がなくなり、その分短い時間でぎゅぎゅっと成果が出せるようになっていきます。
会社の私の電子的なスケジューラーには命が吹き込まれていない感じがします。一方で、手元の紙の手帳のアクションには命が吹き込まれています。こうして私の毎日はフル回転しています。
そんなこんなで、アクションプランナーは私にとっては単なる予定表ではないように思っています。
今日も読んでいただきありがとうございます。明日も日々想うことについて綴っていきます。