ここ数日は、水鉄砲大会の記録を書いています。
今日は「受付をスムーズに行うための工夫」について書きたいと思います。
コロナ禍で迎えた水鉄砲大会。
水鉄砲の間は自然と距離が保たれるだろうと予想できましたし、
休憩（お茶を飲むとき）の際も「マスクを外している時は人と話さない」とか「友達とは距離を保って過ごす」というのはこの３年間で子どもたちの身体にしみついているので大きく心配することはありませんでしたが、
「受付をいかにスムーズするか」はひとつ課題でした。
子ども会に入会している子は子ども会ごとに役員さんが連れてきてくださってまとまって受付してくれますが、子ども会に入会していない一般からも６０名ほどの参加希望がありました。
役にたったのはこちらのファイルです。
A4サイズの名刺入れ。中はこんな感じです。
名札には
- 子ども会名
- 学年
- 名前
を書いています。
（子ども会に入会していない方々も居住地域の子ども会のチームで参加してもらいました。）
名札は名前の「あいうえお順」にファイルに入れています。
自分が赤なのか白なのかは事前にメールしていましたが、把握せずに来られる方もいらっしゃると思ったので、赤と白とは分けず、純粋に全員をあいうえお順に並べています。
兄弟でお申込の場合は、ひとつの枠に複数名を入れました。
受付表はありません。
名札の枚数と交換で、２００円×人数を受け取ります。
受付は２名で対応してもらいましたが、受付時間を８時３５分～９時と長めに設定しておいたので、自然と分散して来てくださって、列になったとしても２～３人が間隔をあけて待っている…という状態でした。
学会の受付業務の経験が役に立ちました。
学会でも、首から下げる名札を配布することが多いです。受付表にチェックを入れるよりは、名札を取りに来てくれたかどうかでチェックする方が楽だと私は思っています。
最近はオンラインの学会ばかりですが、リアルにやっていた時は、１００～３００名の参加の学会を運営することもしばしばありました。（それ以上になると運営会社に発注しますが３００名以下ぐらいだと自分たちで運営することが多いです）
学会だと外国語名の方もいらっしゃるので、日本名の後にアルファベット順で名札を並べています。
このファイル、「あいうえお順で分かりやすい」以外に、「突然のお休みにも対応しやすい」形でもありました。
実はこの写真は、「水鉄砲大会の後」に撮影したものです。
大会が終わったのにそこそこ名札が残っているのは、これだけ「お休み協力をしてくださった方がいらした証拠」。
名札が残っている方は、参加表明後にキャンセルされた方々です。
多くの方は主催者側ではなく「イベントの参加者」なのですが、それぞれが「主体的に」判断して下さって、お休みを決めてくださいました。
実際にコロナの診断を受けられた方もいらっしゃいましたし、熱はないけれど兄弟がのどが痛いと言っているのでといった方もいらっしゃいましたし、濃厚接触ではないけれど習いごとでコロナが出てしまったので念のためとお休みしてくださった方もいらっしゃいました。体調不良でなく「心配なので」とお休みして下さった方もいらっしゃいました。
私自身は、水鉄砲大会の１週間前に論文の原稿の締め切りがあってまぁまぁ忙しかったので、この出席表のファイルを、大会の２週間前に作っていました。
ファイルの中で、ピンク色のポストイットで名前を隠している方は、大会の前日の昼以前にキャンセルの連絡があった方です。名札を抜いて並び替えるのは手間だったので、キャンセルを受け付けるたびにマスターファイルを書き換えながら、名前の部分にポストイットを貼って行きました。
大会の１週間前～３日前がキャンセルのピークでした。もし直前にゆっくり時間が作れる場合は、２日前とか３日前に名札をつくられると良いかもしれません。
ポストイットがはられていないのは、前日の夜～当日の朝にキャンセルの報告をしてくださった方々の名札です。この時期の体調不良（主に風症状）というのは突然やってきますからね。きちんと報告してくださってお休みいただけて、ありがたかったと思います。
このファイル形式での管理は、視覚的に分かりやすく、出欠管理にとても役立ちました。
もちろん参加者リストは別に用意していて、そこに緊急時の連絡先も書いていました。怪我をした子は２名いて、「もう走れそうにないから帰る」というのでお迎えをお願いしました。
そんなこんなの受付の記録。いつかどこかで誰かの役に立てたら嬉しいです。
今日も読んでいただきありがとうございます。今日も良い一日でありますように。
