今日は昨日の話の続きです。
ここ数年、アクションプランナーという手帳を使っています。
※追記：２０２２年度から下の切り込みの仕様が変わってしまっていました。正直、ちょっと使いづらくなってしまったので、あまりおすすめできません…。
「いまどき紙の手帳だなんて」
と思う方が多いと思います。
そう。いまどき紙の手帳だなんて古いのですよね。
今は会社と大学とに所属していて、クロスアポイントメントで働いています。それぞれの予定表は、
- 会社の予定は、会社のアカウントのGoogleカレンダーで
- 大学の予定は、大学のアカウントのGoogleカレンダーで
管理されています。
会社と大学はアカウントは違うもののひとつのカレンダーに表示できるように連携しているので、私自身は両方の予定を１枚のカレンダーで管理できます。
（ちなみに両方が見えているのは私だけで、大学関係者に私の会社の予定は見えませんし、私の会社の予定は大学関係者には見えません。）
「それなら紙の手帳なんて必要ないじゃん」と思われるかもしれません。
それが違うんですよね。
Googleカレンダー上の予定は、「ただの予定」です。
時間とその時間の予定が書いてあるだけ。
アクションプランナー上の予定には、「そこで何をするか」のアクションが記載されています。
例えば、とある「大学勤務日」の私の予定です。ピンクラベルが貼ってあるところには、学生さんの名前が書いてあります。
９時からの打ち合わせは大学４年生の学生さんとの打合せ。
- 題目（題目出したかどうかを確認する）
- 参加登録（３月の学会の参加登録したかどうかを確認する）
と、打ち合わせの中でやるアクションが書かれています。
この２つを書き込んだのは、打合せよりずっと前のことです。たとえば「卒論の題目締切日」が大学から発表されたときに、締切日の直前の打合せに「題目」と書き込みました。
そんな感じで、予定が決まった時に「自分のアクション」を記入していきます。
打合せでは、卒論の題目を最終相談して、提出してもらうように確認します。
数週間前の自分が、今日の自分にリマインドしてくれているような感じです。
アクションプランナーを使い始めるまでは、「ほぼ真っ白な状態で何を話すかもよくわからないまま打ち合わせに出る」みたいなこともあったのですが、今は、
- 打合せ前に参加者と共有しておくべきことはあらかじめslackなどで共有
- 打合せで議論しなければならないことだけ打合せで議論
するので、打合せの時間も短くなりました。
この日はたまたま学生さんとの打合せが３本入ってこんな予定になっていますが、普段は基本的に「自分で実験」していくのが私の仕事です。
実験もすんなりうまくいくわけではないので、なかなか予定通りに進まないことも多いのですが、例えば、原稿の締切が４月１０日（日）にあれば、
- ３月１０日（木）の予定に「第１稿を上げる」
- ２月１０日（木）の予定（↑の１か月前）に「原稿書き始める」
- １月３１日（月）の予定（↑の１０日前）に「実験fix、原稿出すかどうか最終判断、（出すなら）概要相談」
- １月２４日（月）の予定（↑の一週間前）に「（原稿出せそうだったら）概要相談の打合せの依頼する」
などと書いていきます。
実験fixとか
原稿出すかどうか判断
とかは「この時間にやる」と決まっている予定ではないので、
私の場合は
日付のところ（手帳の上の部分）か
早朝の時間帯に書いています。
他の仕事についてもこんな感じで逆算しながら仕事を組み立てていきます。
特に変わったことをやっているわけではなく、「時間管理の基本」を遂行しているだけです。それでも、以前よりもスムーズに仕事が進んでいると思います。
学会の運営のアナウンスとかは開催２カ月前にはCFP（原稿募集）を流すと決まっているし、開催までにやらなければならないことも決まっているので、逆算しながらカレンダーに書き込んでおきます。
「実行委員にリマインダーする」という予定も適宜入れていきます。
忙しい先生ばかりですからありがたがられています。
以前は「え、まだCFP流れてないの…すぎちゃった・・・」ということもあった（ダメですけど時々ありました）のですが、これのおかげで漏れがなくなりました。
あと、右下がカットできる（右下のハートマークのところ）のもアクションプランナーのありがたいところです。
ほかの手帳でも同じ機能があるものがあるかもしれませんが、「見開きで１週間」なので、ある週が終わると右下を点線にそってちぎります。
右下に親指を置けば、「今日の予定」が一瞬で開ける仕組みです。
写真は2021年度の手帳なので、残りがずいぶん少なくなってきました。
こうしておくと、パラパラ手帳をめくって、「えっと今日はどこだっけ」をやる必要がありません。
仕事の間は、在宅の時も会社でも、手帳は常に私の脇に開いて置いてあります。いつでもどこでも未来の自分へリマインドしていきます。
カバー付きで6600円。
なかなかお高いですが、「時間管理（基本編）」を受講することができます。
私自身はすでに受講していてあんまり必要ないのですが、時間管理（基本編）をまだ受講されていない方には良いと思います。
「手帳付きのセミナー代」と考えるなら6600円も悪くはないのかもしれませんね。
いろいろな色が揃っているので、一度Amazonのページをのぞくだけでものぞいてみると良いかもしれません。
※追記：２０２２年度から下の切り込みの仕様が変わってしまっていました。正直、ちょっと使いづらくなってしまったので、あまりおすすめできません…。
今日も読んでいただきありがとうございます。明日何を書くかはこれから考えます。
